Versión: 1.0
Fecha de entrada en vigencia: 25 de agosto de 2026
1. Responsable del tratamiento
La Empresa de Energía Eléctrica del Departamento del Guaviare, ENERGUAVIARE S.A. E.S.P., identificada con NIT 822.004.680-9, actúa como responsable del tratamiento de los datos personales recolectados y administrados mediante la plataforma Gestión de Solicitudes.
- Domicilio: San José del Guaviare, Colombia.
- Dirección: Calle 8.ª No. 23-55, barrio El Centro.
- Teléfonos de atención: 318 782 7947 y 608 584 0493.
- Canal electrónico provisional de staging: reportes@energuaviare.com.
- Canal digital: módulo de Habeas Data disponible para usuarios autenticados en la plataforma.
2. Objetivo y alcance
Esta política informa a los titulares cómo se recolectan, almacenan, usan, consultan, actualizan, transmiten, conservan y, cuando resulte legalmente procedente, suprimen sus datos personales. Se aplica a clientes de plataforma, solicitantes, propietarios, representantes autorizados, técnicos electricistas particulares, funcionarios, contratistas, proveedores y demás personas cuyos datos sean tratados durante el registro, la gestión de solicitudes técnicas, las matrículas, las visitas, las comunicaciones, el soporte, la auditoría y la administración de la plataforma.
3. Marco normativo
El tratamiento se realiza conforme a la Constitución Política de Colombia, la Ley Estatutaria 1581 de 2012, el Decreto 1074 de 2015 y las normas que los modifiquen, adicionen o sustituyan. Cuando se trate información financiera, crediticia, comercial o de servicios, se observarán además las disposiciones especiales que resulten aplicables.
4. Principios aplicables
ENERGUAVIARE aplica los principios de legalidad, finalidad, libertad, veracidad o calidad, transparencia, acceso y circulación restringida, seguridad y confidencialidad. Solo se solicitan datos adecuados, pertinentes y necesarios para las finalidades informadas, y el acceso se limita según el rol, la zona, el estado del proceso y las funciones autorizadas.
5. Categorías de datos tratados
Según el trámite y el rol del titular, la plataforma puede tratar las siguientes categorías:
- Datos de identificación y existencia: tipo y número de identificación, nombres, apellidos, razón social, NIT, RUT, documentos de identidad y soportes de representación.
- Datos de contacto y ubicación: teléfonos, correo electrónico, dirección, municipio, zona, barrio o centro poblado y coordenadas geográficas.
- Datos del predio, la obra y el servicio: uso, sector, fotografías, facturas, información técnica eléctrica, equipos de medida, transformadores, redes, circuitos y sellos.
- Datos de solicitudes, matrículas y visitas: formularios, observaciones, decisiones, rechazos, agenda, fechas, evidencias, documentos, trazabilidad y reportes finales.
- Datos de representantes y terceros vinculados al trámite, cuando sean necesarios para acreditar autorizaciones, propiedad, posesión, atención de visitas o firma de documentos.
- Datos de seguridad y operación: identificadores de cuenta, historial de accesos y cambios, direcciones IP, información del navegador o dispositivo, eventos de auditoría, códigos de validación y evidencias de autenticación.
- Rúbricas manuscritas, fotografías y ubicación precisa obtenidas durante visitas, cuando el proceso las requiera. Estos datos reciben acceso restringido y medidas reforzadas de seguridad.
La plataforma no solicita datos sensibles que no sean indispensables para una finalidad legítima. Cuando un dato tenga carácter sensible, se informará su finalidad y se solicitará autorización explícita cuando la ley lo exija. El titular no está obligado a autorizar datos sensibles, salvo que su tratamiento resulte necesario y esté permitido por una disposición legal.
6. Finalidades del tratamiento
Los datos personales se tratan para:
- Crear, validar, activar, proteger y administrar cuentas de usuario.
- Verificar identidad, prevenir fraude, abuso, accesos no autorizados y creación automatizada de cuentas.
- Recibir, radicar, revisar, asignar, visitar, evaluar, finalizar y consultar solicitudes de factibilidad, disponibilidad, matrícula y demás trámites habilitados.
- Programar y reprogramar visitas, identificar al personal asignado y registrar evidencias técnicas y geográficas.
- Generar, firmar electrónicamente, verificar, conservar, descargar y reenviar informes, actas y documentos del proceso.
- Enviar códigos de validación, cambios de estado, alertas, informes y demás comunicaciones relacionadas con el servicio.
- Atender consultas, reclamos, solicitudes de soporte y peticiones de Habeas Data.
- Gestionar usuarios, roles, zonas, inventarios, tablas maestras, parámetros y controles operativos.
- Mantener auditoría, trazabilidad, integridad, disponibilidad, continuidad, copias de seguridad y recuperación ante incidentes.
- Elaborar estadísticas, indicadores y reportes de gestión, preferiblemente de forma agregada o anonimizada cuando la identificación no sea necesaria.
- Cumplir obligaciones legales, regulatorias, contractuales, contables, archivísticas, probatorias y requerimientos de autoridades competentes.
7. Autorización y prueba
Cuando sea exigible, la autorización se solicita de manera previa, expresa e informada mediante casillas no premarcadas, formularios, registros electrónicos u otros mecanismos que permitan su consulta posterior. La plataforma conserva la versión aceptada, la fecha, el usuario y la evidencia técnica correspondiente. La aceptación de esta política no reemplaza las autorizaciones específicas que deban obtenerse para finalidades particulares.
8. Derechos de los titulares
El titular puede:
- Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales.
- Solicitar prueba de la autorización, salvo las excepciones legales.
- Ser informado sobre el uso dado a sus datos.
- Presentar consultas y reclamos.
- Revocar la autorización o solicitar la supresión cuando sea procedente.
- Acceder gratuitamente a los datos que hayan sido objeto de tratamiento.
- Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio, una vez agotado el trámite directo cuando este sea exigible.
La revocatoria o supresión no procederá cuando exista un deber legal, contractual, regulatorio, archivístico o probatorio que obligue a conservar la información.
9. Consultas y reclamos
El titular, su causahabiente o representante debidamente acreditado puede presentar una solicitud mediante el módulo de Habeas Data de la plataforma o a través de los canales institucionales de atención. La petición debe identificar al titular, describir claramente la consulta o reclamo, indicar un medio de respuesta y aportar los documentos que acrediten identidad y representación cuando correspondan.
Las consultas y reclamos se tramitarán dentro de los términos previstos en la legislación colombiana. Si la solicitud está incompleta, se requerirá al interesado para que subsane la información. Antes de acudir ante la autoridad de protección de datos, el titular deberá agotar el trámite ante ENERGUAVIARE cuando la ley así lo disponga.
10. Encargados, transmisiones y transferencias
ENERGUAVIARE puede apoyarse en proveedores tecnológicos y operativos que actúen como encargados del tratamiento para alojamiento, almacenamiento, correo electrónico, seguridad, análisis antivirus, copias de respaldo, soporte y mantenimiento. Estos terceros solo podrán tratar la información conforme a instrucciones documentadas, obligaciones de confidencialidad, controles de seguridad y contratos aplicables.
Las transmisiones o transferencias nacionales o internacionales, si llegan a presentarse, se realizarán con observancia de las autorizaciones, contratos, declaraciones de conformidad o excepciones exigidas por la normativa vigente.
11. Seguridad y confidencialidad
Se aplican medidas administrativas, humanas y técnicas orientadas a impedir pérdida, adulteración, consulta, uso o acceso no autorizado. Entre ellas se incluyen control de acceso por roles y zonas, autenticación reforzada para funciones críticas, cifrado de comunicaciones, validación de archivos, análisis antivirus, trazabilidad, bloqueo de concurrencia, copias de seguridad y monitoreo. Ningún sistema ofrece riesgo cero; los incidentes se gestionarán conforme a los procedimientos internos y obligaciones legales aplicables.
12. Conservación de la información
Los datos se conservarán durante el tiempo necesario para cumplir las finalidades informadas y los deberes legales, regulatorios, contractuales, archivísticos, de seguridad y de defensa jurídica. Los registros de auditoría, documentos finales y evidencias de los trámites podrán conservarse de forma inmutable cuando sean necesarios para garantizar autenticidad, trazabilidad o cumplimiento. Cumplidos los plazos aplicables, se procederá a la eliminación segura, anonimización o conservación restringida, según corresponda.
13. Datos de niños, niñas y adolescentes
La plataforma no está dirigida específicamente a menores de edad. Si excepcionalmente se requiere tratar sus datos, se respetará su interés superior, sus derechos fundamentales y la intervención de su representante legal, de acuerdo con la normativa vigente.
14. Exactitud y responsabilidad del titular
El titular debe suministrar información veraz, completa, exacta y actualizada, y debe contar con autorización o legitimación para aportar datos de terceros. La plataforma conserva la trazabilidad de las correcciones y limita la modificación de información según el estado y las reglas del trámite.
15. Cambios y vigencia
Cualquier modificación sustancial será publicada mediante una nueva versión y comunicada por un medio adecuado cuando cambien las finalidades o se requiera una nueva autorización. Esta versión permanece vigente mientras no sea sustituida por otra versión publicada.